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法人データ復旧の稟議書テンプレート

本当に信頼できるデータ
復旧業者3選をチェック

法人でPC、NAS、サーバー、外付けHDDなどに障害が発生し、データ復旧業者へ依頼する場合、社内稟議や発注申請が必要になることがあります。

しかし、データ復旧は通常の備品購入やシステム保守とは異なり、障害の緊急性、復旧可否の不確実性、情報漏えい対策、復旧不可時の費用条件など、稟議書に記載すべき観点が多くあります。

特に、顧客情報や従業員情報、契約書、会計データ、業務システム関連ファイルなどを含む媒体では、単に「データを戻すための費用」として申請するのではなく、業務継続やリスク低減のための対応として説明することが重要です。

このページでは、情シス・総務部門向けに、法人データ復旧の稟議書に記載すべき項目と、コピーして使えるテンプレートを紹介します。

データ復旧で稟議書が必要になる場面

法人でデータ復旧を依頼する際は、費用の支出だけでなく、外部委託や情報管理の観点から稟議が必要になることがあります。

特に、対象媒体に個人情報や機密情報が含まれる場合、復旧業者へ媒体を預けること自体が社内承認の対象になる場合があります。

外部業者へデータ復旧を依頼する場合

PCやNAS、サーバーなどの障害が発生し、自社だけでは対応が難しい場合、データ復旧業者へ依頼することがあります。

稟議が必要になりやすい依頼内容は以下です。

データ復旧は、通常の修理とは異なり、対象機器を正常に動かすことではなく、保存されているデータを取り出すことが目的です。

そのため、メーカー修理やPC修理ではなく、データ復旧専門業者へ依頼する理由を稟議書に記載すると、承認者に伝わりやすくなります。

復旧費用が一定金額を超える場合

データ復旧は、障害の種類や媒体の状態によって費用が変わります。

軽度の論理障害であれば比較的低額で済む場合もありますが、物理障害やRAID障害、サーバー障害では費用が高額になることがあります。

以下のような場合は、稟議や上長承認、経理・購買部門の確認が必要になることがあります。

成果報酬型の業者であっても、復旧に成功した場合は費用が発生します。

また、初期診断費や出張費などは復旧可否に関わらず発生する場合があるため、費用条件を確認したうえで稟議に記載しましょう。

個人情報・機密情報を含む媒体を外部に預ける場合

データ復旧では、PCやHDD、NASなどの媒体を外部業者へ送付・持ち込みすることがあります。

対象媒体に以下のような情報が含まれる場合は、情報管理の観点から稟議が必要になることがあります。

稟議書には、必要に応じてNDAの締結、委託先の情報管理体制、作業報告書の発行、復旧後の業者側データ削除などを記載します。

単に「外部業者へ依頼する」と書くだけでなく、情報漏えい対策をどのように確認するかを明記しておくと、承認者が判断しやすくなります。

サーバー・NAS・業務システムなど業務影響が大きい場合

サーバーやNAS、業務システム関連データに障害が発生した場合、影響範囲が大きくなることがあります。

たとえば、以下のようなケースです。

このような場合、データ復旧費用は単なる修理費ではなく、業務停止や損失拡大を防ぐための対応費用として説明できます。

稟議書では、復旧しない場合の業務影響や再作成工数も記載しましょう。

復旧不可時にも診断費・作業費が発生する可能性がある場合

データ復旧では、必ずしも復旧に成功するとは限りません。

また、復旧不可だった場合でも、初期診断費、出張費、キャンセル費、作業着手後の費用などが発生する場合があります。

稟議書では、以下の条件を確認しておくと安心です。

復旧可否が不確実な依頼だからこそ、「復旧不可だった場合の扱い」も稟議に入れておくことが重要です。

稟議書に記載すべき基本項目

データ復旧の稟議書では、承認者が「なぜ必要か」「何を依頼するのか」「どのくらい費用がかかるのか」「情報管理上の問題はないか」を判断できるように記載します。

基本項目は以下です。

項目 記載内容
件名 データ復旧業者への復旧作業依頼について
申請理由 障害発生により業務データへアクセスできないため
対象媒体 PC、NAS、サーバー、外付けHDDなど
障害内容 起動不可、認識不可、RAID障害、誤削除など
復旧対象データ 業務フォルダ、顧客情報、会計データなど
業務影響 業務停止、納期遅延、顧客対応への影響など
依頼先業者 業者名、選定理由
見積金額 初期診断費、復旧費、出張費、証明書費など
納期 初期診断・復旧作業・納品予定
情報管理 NDA、ISO27001、Pマーク、作業報告書など
復旧不可時の扱い 費用条件、媒体返却、報告書
承認依頼内容 発注・費用支出・媒体送付の承認

件名

件名は、何の稟議か一目で分かるように書きます。

「データ復旧の件」だけでは内容が曖昧になるため、対象媒体や部署名、障害内容を入れると分かりやすくなります。

件名の例は以下です。

承認者が複数の稟議を確認する場合でも、件名で緊急性や対象が伝わるようにしましょう。

申請理由

申請理由では、障害発生の事実と、なぜ外部業者への依頼が必要なのかを記載します。

記載したい内容は以下です。

たとえば、「共有NASに障害が発生し、営業部門の顧客提案資料および契約書データへアクセスできない状態のため、専門業者へ初期診断およびデータ復旧作業を依頼したい」というように、目的と必要性を明確にします。

依頼内容

依頼内容では、データ復旧業者に何を依頼するのかを整理します。

主な依頼内容は以下です。

初期診断だけを依頼する段階なのか、正式な復旧作業まで承認を求めるのかを明確にしましょう。

費用・納期

費用と納期は、承認者が確認しやすいように内訳を記載します。

記載したい項目は以下です。

データ復旧では、診断結果によって費用や納期が変わる場合があります。

そのため、稟議書には「障害状況により変動する可能性あり」「追加費用が発生する場合は別途承認を取得する」などの補足を入れておくとよいでしょう。

稟議書に入れたい「現状・障害内容」の書き方

データ復旧の稟議書では、技術的な詳細をすべて書く必要はありません。

ただし、承認者が状況を理解できるように、対象媒体、発生している症状、直前の操作、自社対応では難しい理由を事実ベースで記載することが重要です。

対象媒体を具体的に書く

まず、どの媒体に障害が発生しているのかを具体的に書きます。

対象媒体の例は以下です。

あわせて、分かる範囲で以下も記載します。

複数媒体を依頼する場合は、一覧にして記載すると分かりやすくなります。

障害内容は事実ベースで書く

障害内容は、推測ではなく確認できている事実を中心に書きます。

記載例は以下です。

「HDDが完全に壊れている」「復旧は可能と思われる」など、診断前に断定する表現は避けましょう。

「物理障害の可能性がある」「専門業者による診断が必要」といった書き方が適しています。

直前に行った操作を記載する

障害発生前後に行った操作は、復旧方針やリスク判断に関わるため、分かる範囲で記載します。

記載したい操作は以下です。

たとえば、RAID障害後にリビルドを実行した場合や、誤削除後に新しいファイルを保存した場合、復旧難易度に影響することがあります。

承認者向けには簡潔で構いませんが、業者へ相談する際にも必要になるため、稟議書や添付資料に残しておくとよいでしょう。

自社対応では難しい理由を書く

稟議書では、なぜ自社対応ではなく専門業者へ依頼する必要があるのかを説明します。

理由の例は以下です。

「自社でできないから」だけではなく、「無理に作業すると状態が悪化する可能性があるため、専門業者による診断が必要」と記載すると説得力が増します。

稟議書に入れたい「業務影響・復旧の必要性」の書き方

稟議を通すうえで重要なのは、復旧費用そのものではなく、復旧しない場合にどのような業務影響やリスクがあるかを説明することです。

承認者が費用対効果を判断できるように、影響範囲や緊急性を整理しましょう。

影響を受けている業務を書く

まず、どの業務に影響が出ているかを具体的に書きます。

影響を受けやすい業務の例は以下です。

たとえば、「顧客対応に必要な過去資料へアクセスできず、問い合わせ回答に遅延が発生している」など、具体的な影響を記載します。

復旧対象データの重要性を書く

復旧対象データがどのようなものかを記載すると、復旧の必要性が伝わりやすくなります。

復旧対象データの例は以下です。

特に、バックアップがないデータや再作成が難しいデータについては、その重要性を明確に記載しましょう。

復旧しない場合のリスクを書く

復旧しない場合に発生するリスクも、稟議書に入れておきたい項目です。

リスクの例は以下です。

「データが必要」だけではなく、「復旧しないとどのような不利益があるのか」を書くことで、承認者が判断しやすくなります。

緊急性の有無を書く

データ復旧の依頼では、緊急性の説明も重要です。

以下のような場合は、特急対応やオンサイト対応を稟議に含める理由になります。

緊急性がある場合は、「通常対応では業務影響が拡大するため、特急対応を依頼したい」といった形で記載します。

稟議書に入れたい「業者選定理由」の書き方

データ復旧の稟議では、なぜその業者を選ぶのかを説明する必要があります。

費用だけでなく、対応媒体、法人対応、情報管理体制、書類対応、緊急対応の有無を整理しましょう。

対応媒体・障害内容に合っている

まず、対象媒体や障害内容に対応できる業者であることを記載します。

選定理由として使いやすい項目は以下です。

たとえば、共有NASやRAID構成の障害であれば、「対象媒体であるNASおよびRAID構成のデータ復旧に対応しているため」と記載できます。

法人対応・書類対応がある

法人での発注では、見積書や請求書、作業報告書などの書類対応が必要です。

選定理由として記載しやすい項目は以下です。

監査や社内報告が必要な場合は、「作業内容および復旧結果を報告書として確認できるため」と書くとよいでしょう。

情報管理体制を確認できる

対象媒体に個人情報や機密情報が含まれる場合は、情報管理体制を選定理由に入れます。

確認したい項目は以下です。

認証取得の有無だけでなく、復旧後に業者側の一時保存データを削除するか、削除証明書を発行できるかも確認しましょう。

費用条件が明確である

データ復旧では、費用条件が不明確だと、承認後にトラブルになる可能性があります。

選定理由としては、以下を記載できます。

費用が最安であることだけでなく、費用条件が分かりやすいことも選定理由になります。

緊急対応・オンサイト対応が可能である

業務停止中や媒体を外部に出せない場合は、緊急対応やオンサイト対応の有無も重要です。

選定理由に入れたい項目は以下です。

特に、サーバーやNASの障害で業務が止まっている場合は、訪問スピードや初期診断の早さが選定理由になります。

データ復旧の稟議では、費用だけでなく、業者の信頼性・情報管理体制・作業報告書や証明書の有無も承認判断の材料になります。
本サイトでは、「健全」「専門」「高品質」の3つの観点からおすすめのデータ復旧業者を紹介しています。
稟議書に記載する業者選定理由を整理する際にも、ぜひ参考になさってください。

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稟議書に入れたい「情報漏えい対策・委託先管理」の書き方

データ復旧では、外部業者が障害媒体や復旧データに触れる可能性があります。

個人情報や機密情報を含む場合は、稟議書に情報漏えい対策や委託先管理の観点を入れておきましょう。

媒体に含まれる情報の種類を整理する

まず、対象媒体に含まれる可能性がある情報を整理します。

記載例は以下です。

すべてのファイルを確認できない場合でも、業務上保存されている可能性がある情報を記載します。

たとえば、「対象媒体には顧客対応履歴および契約書関連データが含まれる可能性がある」といった書き方ができます。

委託先の情報管理体制を書く

次に、委託先の情報管理体制を記載します。

記載したい項目は以下です。

稟議書では、「必要に応じてNDAを締結し、作業報告書により作業内容を確認する」といった形で記載できます。

復旧後のデータ削除・媒体返却を書く

復旧作業後のデータや媒体の扱いも重要です。

記載したい項目は以下です。

たとえば、「復旧データ納品後、業者側の一時保存データ削除を確認し、必要に応じて消去証明書の発行を依頼する」と記載できます。

オンサイト・持ち出し制限の対応を書く

媒体を社外へ持ち出せない場合は、オンサイト対応や持ち出し制限について記載します。

記載したい項目は以下です。

官公庁や自治体、金融・医療関連の案件では、媒体持ち出しに制限がある場合があります。

その場合は、「現地診断を前提とし、ラボ作業が必要な場合は別途承認を取得する」と記載するとよいでしょう。

稟議書に入れたい「費用・見積条件」の書き方

データ復旧の費用は、診断結果や障害内容によって変動する場合があります。

稟議書では、見積金額だけでなく、復旧不可時の費用条件や追加費用の発生条件を明記しておくことが重要です。

見積金額を内訳付きで書く

見積金額は、できるだけ内訳付きで記載します。

内訳の例は以下です。

税込か税別かも明記しましょう。

記載例は以下です。

「見積金額は〇〇円（税込）。内訳は、初期診断費〇〇円、復旧作業費〇〇円、納品媒体費〇〇円、作業報告書発行費〇〇円。」

費用内訳が分かると、経理・購買部門も確認しやすくなります。

復旧不可時の費用条件を書く

データ復旧では、復旧不可だった場合の費用条件を必ず確認しましょう。

記載したい項目は以下です。

記載例は以下です。

「復旧不可の場合、復旧作業費は発生しないが、初期診断費および返送料は発生する。復旧不可時には診断結果の報告書を受領する。」

復旧できなかった場合の扱いを書いておくことで、承認後の認識違いを防ぎやすくなります。

追加費用が発生する条件を書く

見積後に追加費用が発生する可能性がある場合は、その条件も記載します。

追加費用が発生しやすいケースは以下です。

記載例は以下です。

「診断結果により追加作業が必要となる場合は、追加見積を取得し、別途承認を得たうえで作業を進める。」

相見積もりの有無を書く

社内ルールで相見積もりが必要な場合は、相見積もりの有無を記載します。

相見積もりが取れない場合は、その理由を明確にします。

理由の例は以下です。

記載例は以下です。

「本件は共有NAS障害により複数部署の業務に影響が出ており、早急な初期診断が必要なため、オンサイト対応およびNAS復旧実績のある〇〇社を選定する。」

稟議書テンプレート

以下は、法人でNASやサーバー、PCなどのデータ復旧を外部業者へ依頼する際に使える稟議書テンプレートです。

自社の稟議フォーマットに合わせて、必要な項目を調整してください。

基本テンプレート

件名：
【稟議】〇〇部門共有NAS障害に伴うデータ復旧作業の依頼について

申請目的：
〇〇部門で利用している共有NASに障害が発生し、業務データへアクセスできない状態となっているため、専門業者へ初期診断およびデータ復旧作業を依頼したく、承認をお願いします。

発生事象：
〇年〇月〇日〇時頃より、共有フォルダへアクセスできない状態を確認しました。再起動後も状況は改善せず、管理画面上でエラー表示が確認されています。対象機器には、〇〇業務で使用する資料、契約書、請求関連データ等が保存されています。

対象媒体：
・媒体種別：NAS
・メーカー/型番：〇〇
・管理番号：〇〇
・設置場所：〇〇
・構成：HDD〇台構成

復旧対象データ：
・〇〇部門共有フォルダ
・契約書関連データ
・請求関連データ
・顧客対応履歴
・その他、業務継続に必要なデータ

業務影響：
対象データにアクセスできないため、〇〇業務、顧客対応、請求処理に影響が出ています。復旧が遅れた場合、納期遅延や再作成工数の増加が見込まれます。

依頼内容：
・初期診断
・データ復旧作業
・復旧可能ファイルリストの提示
・復旧データ納品
・作業報告書の発行
・必要に応じた元媒体の返却

依頼先業者：
〇〇株式会社

選定理由：
対象媒体であるNASおよびRAID構成のデータ復旧に対応しており、法人向けの見積書・作業報告書の発行が可能であるため。また、情報セキュリティ管理体制を確認でき、復旧不可時の費用条件も明確であるため。

見積金額：
〇〇円（税込）
内訳：
・初期診断費：〇〇円
・復旧作業費：〇〇円
・納品媒体費：〇〇円
・証明書/報告書発行費：〇〇円

納期：
初期診断：媒体到着後〇営業日
復旧作業：正式依頼後〇営業日目安
※障害状況により変動する可能性あり

情報管理対策：
対象媒体には業務情報が含まれるため、必要に応じてNDAを締結します。復旧作業後は、業者側の一時保存データ削除および作業報告書の提出を確認します。

復旧不可時の扱い：
復旧不可の場合は、診断結果の報告を受け、費用条件に従って対応します。元媒体については返却を依頼し、必要に応じて今後の対応を別途協議します。

承認依頼事項：
上記内容にて、〇〇株式会社へのデータ復旧作業依頼および費用支出について承認をお願いします。

ケース別の稟議書記載例

データ復旧の稟議書は、対象媒体や利用場面によって書き方が変わります。

ここでは、代表的なケースごとに記載のポイントを整理します。

NAS・ファイルサーバー障害の場合

NASやファイルサーバー障害では、複数部署へ影響することが多いため、業務影響を具体的に書きます。

記載したい内容は以下です。

記載例：

「対象NASには営業部門および管理部門の共有データが保存されており、現在複数部署で資料確認・顧客対応に支障が出ています。RAID構成の障害が疑われ、自社判断でのリビルドやHDD交換により状態が悪化する可能性があるため、専門業者による初期診断を依頼します。」

業務用PCが起動しない場合

業務用PCの場合、ローカルに保存されたデータやメールデータが復旧対象になることがあります。

記載したい内容は以下です。

記載例：

「対象PCは起動不可の状態ですが、ローカル環境に顧客対応資料および過去案件データが保存されている可能性があります。メーカー修理ではストレージ交換や初期化が行われる可能性があるため、修理前にデータ復旧専門業者へ診断を依頼します。」

外付けHDD・USBメモリーの場合

外付けHDDやUSBメモリーでは、バックアップ媒体や一時保存媒体として使われていることがあります。

記載したい内容は以下です。

記載例：

「対象外付けHDDには、過去案件資料および請求関連データのバックアップが保存されています。現在PC上で認識されず、必要ファイルへアクセスできない状態です。業務上必要なデータであり、自社での復旧ソフト使用により状態悪化の恐れがあるため、専門業者へ診断を依頼します。」

官公庁・自治体の場合

官公庁・自治体では、情報管理や証跡が特に重要になります。

記載したい内容は以下です。

記載例：

「対象媒体には住民情報を含む業務データが保存されている可能性があるため、庁舎外への持ち出しは原則行わず、オンサイトでの初期診断を依頼します。作業時は職員立会いのもとで実施し、作業報告書および必要に応じてデータ削除に関する証跡を取得します。」

顧客端末・顧客データを扱う場合

ITベンダーやBPO企業などが顧客端末を扱う場合は、再委託や顧客承認について記載します。

記載したい内容は以下です。

記載例：

「本件は顧客企業から預かっている端末に関するデータ復旧であり、対象媒体には顧客データが含まれる可能性があります。外部復旧業者への依頼にあたっては、顧客承認を取得したうえで、NDA締結、作業報告書の取得、復旧後の業者側データ削除を確認します。」

稟議書に添付したい資料

データ復旧の稟議では、本文だけでなく、判断材料となる資料を添付すると承認されやすくなります。

添付資料があることで、費用、業者選定、情報管理、復旧可否の判断がしやすくなります。

見積書

見積書は、費用承認の基本資料です。

確認したい項目は以下です。

見積書の金額だけでなく、何が含まれているかを確認しましょう。

初期診断報告書

初期診断後に正式復旧を依頼する場合は、初期診断報告書を添付すると判断しやすくなります。

記載される内容の例は以下です。

初期診断報告書があると、なぜ専門作業が必要なのかを説明しやすくなります。

復旧可能ファイルリスト

復旧可能ファイルリストがある場合は、復旧対象データを確認する資料として添付します。

確認したい項目は以下です。

正式作業へ進む前に、必要データが含まれているかを確認しましょう。

業者情報

業者選定理由を補足する資料として、業者情報も添付するとよいでしょう。

確認したい情報は以下です。

社内承認者が業者の信頼性を確認しやすくなります。

情報管理に関する資料

個人情報や機密情報を含む場合は、情報管理に関する資料も添付すると安心です。

添付資料の例は以下です。

特に、顧客情報や従業員情報を含む媒体では、情報漏えい対策を確認できる資料があると承認を得やすくなります。

稟議書作成時に避けたい書き方

データ復旧の稟議書では、理由が弱い、費用条件が曖昧、復旧可否を断定しているといった書き方は避けたいところです。

承認者が判断しやすいように、必要性とリスクを具体的に記載しましょう。

「とりあえず復旧したい」だけで理由が弱い

「データが必要なため復旧したい」だけでは、費用をかける理由が伝わりにくい場合があります。

以下を記載しましょう。

「復旧したい」ではなく、「業務継続のために復旧が必要」と説明することが重要です。

復旧可否を断定してしまう

データ復旧は、初期診断前に復旧可否を断定できません。

避けたい表現は以下です。

代わりに、以下のように書きます。

費用条件が曖昧

費用条件が曖昧なまま稟議を出すと、承認後に追加費用で再調整が必要になることがあります。

明記したい項目は以下です。

「別途費用が発生する可能性あり」とだけ書くのではなく、どのような場合に追加費用が発生するかを記載しましょう。

業者選定理由が不足している

「過去に利用したことがあるため」「近いから」だけでは、業者選定理由として弱い場合があります。

以下の観点を入れましょう。

技術面、管理面、費用面の3つを入れると、選定理由として伝わりやすくなります。

情報管理・証跡の記載がない

個人情報や機密情報を含む媒体の場合、情報管理や証跡の記載がないと承認者が不安に感じることがあります。

記載したい内容は以下です。

データ復旧では、復旧作業そのものだけでなく、復旧後のデータの扱いまで確認することが大切です。

データ復旧の稟議書でよくある質問

初期診断だけでも稟議は必要ですか？

社内ルールによります。

診断費が発生する場合や、媒体を外部業者へ預ける場合は、費用だけでなく情報管理の観点から承認が必要になることがあります。

特に、個人情報や機密情報を含む媒体では、初期診断だけであっても外部委託の承認を取っておくと安心です。

復旧できるか分からない段階で稟議を上げてもよいですか？

問題ありません。

ただし、復旧可否は初期診断後に確定する旨、復旧不可や部分復旧の可能性、復旧不可時の費用条件を記載しておきましょう。

「復旧作業の発注」ではなく、「初期診断の依頼」として稟議を分ける方法もあります。

相見積もりが取れない場合はどう書けばよいですか？

相見積もりが取れない場合は、その理由を記載します。

たとえば、緊急性、対象媒体への対応可否、オンサイト対応、既存取引、情報管理体制などが理由になります。

記載例としては、「業務停止中であり早急な初期診断が必要なため、対象媒体に対応可能で当日対応が可能な業者を選定」といった形です。

稟議書に情報漏えい対策まで書く必要はありますか？

個人情報や機密情報を含む媒体では、記載しておくのが望ましいです。

NDA、情報管理体制、作業報告書、業者側データ削除、消去証明書などを記載しておくと、承認者が判断しやすくなります。

媒体を外部へ預ける場合は、委託先管理の観点からも情報漏えい対策を明記しましょう。

復旧不可だった場合の費用も稟議に入れるべきですか？

入れておくのが望ましいです。

初期診断費、キャンセル費、復旧不可時の作業費、媒体返却費などが発生する可能性がある場合は明記しましょう。

復旧不可時の条件を事前に確認しておくことで、承認後のトラブルを防ぎやすくなります。

稟議書にはどの資料を添付すべきですか？

見積書、初期診断報告書、業者情報、セキュリティ体制が分かる資料、作業報告書や消去証明書のサンプルなどがあると判断しやすくなります。

正式復旧の依頼前であれば、見積書と業者情報、情報管理体制の資料だけでも添付するとよいでしょう。

まとめ｜データ復旧の稟議書は「費用」だけでなく業務影響・情報管理・証跡まで書く

法人データ復旧の稟議書では、単に復旧費用を申請するのではなく、障害内容、業務影響、復旧対象データ、業者選定理由、情報漏えい対策、復旧不可時の条件まで整理することが重要です。

特に確認すべきポイントは以下です。

データ復旧は、復旧できるかどうかが事前に確定しにくい依頼です。

だからこそ、稟議書では「復旧の必要性」と「不確実性を踏まえた承認事項」を明確にしておきましょう。

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