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作業報告書・削除証明書・媒体返却の確認ポイント

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データ復旧を外部業者へ依頼した場合、復旧できたかどうかだけでなく、どの媒体に対して、どのような作業が行われ、復旧データや作業用コピーがどのように扱われたのかを確認することが重要です。

特に、顧客情報、個人情報、機密情報、行政文書、委託業務データなどを含む媒体では、復旧後の記録を残しておかなければ、監査や内部統制、情報セキュリティ確認の際に説明しにくくなる場合があります。

外部業者へ媒体を預ける場合は、作業報告書、復旧結果報告書、削除証明書、媒体返却に関する書類を確認し、委託先で行われた作業やデータの扱いを証跡として残しておくことが大切です。

また、障害が発生した元媒体と、復旧データが入った納品媒体は別物として管理する必要があります。元媒体の返却・廃棄状況、納品媒体の受領・保管方法、業者側に残る作業用データの削除状況まで確認しましょう。

このページでは、監査・内部統制・情報セキュリティ部門向けに、データ復旧依頼後に確認したい書類の種類と、書類ごとの確認ポイントを整理します。

データ復旧後に書類確認が必要になる理由

データ復旧は、社外の専門業者が対象媒体を診断・解析・復旧する作業です。

そのため、社内で完結する通常のシステム対応とは異なり、委託先でどのような作業が行われたのか、復旧データや作業用コピーがどのように管理されたのかを確認できる状態にしておく必要があります。

外部委託先で行われた作業を確認するため

データ復旧を外部業者へ依頼した場合、社内の担当者が復旧作業のすべてを直接確認できるわけではありません。

そのため、監査や内部確認では、以下のような内容を記録で確認できることが重要です。

作業報告書や復旧結果報告書があれば、依頼内容と作業結果を後から確認しやすくなります。

個人情報・機密情報の取り扱いを確認するため

復旧作業では、復旧可否の確認やファイルリストの作成のために、ファイル名、フォルダ構成、復旧可能データの一部を確認する工程が発生する場合があります。

顧客情報、従業員情報、個人情報、契約書、設計データ、行政文書などが含まれる媒体では、情報の取り扱いに注意が必要です。

監査・内部統制の観点では、以下のような点を確認しておきたいところです。

個人情報や機密情報を含む媒体では、復旧結果だけでなく、情報管理上の確認記録も残しておきましょう。

復旧データが業者側に残らないことを確認するため

データ復旧作業では、作業用コピーや一時保存データが作成される場合があります。

復旧データを納品してもらった後、業者側に作業用データが残ったままになっていないかを確認することが重要です。

確認したい項目は以下です。

特に、顧客情報や個人情報を含む媒体では、削除証明書や作業完了報告書によって、業者側にデータが残らないことを確認できる状態にしておくと安心です。

媒体の返却・廃棄状況を確認するため

データ復旧では、障害が発生した元媒体、復旧データを納品する媒体、作業用に使用された媒体など、複数の媒体が関わる場合があります。

監査や内部管理では、どの媒体が返却され、どの媒体が廃棄され、どの媒体が社内で保管されているのかを確認できることが重要です。

媒体管理で確認したい項目は以下です。

媒体紛失や返却漏れを防ぐため、元媒体と納品媒体は分けて管理しましょう。

確認しておきたい主な書類

データ復旧を外部業者へ依頼した場合、依頼前から作業完了後まで複数の書類が発生します。

すべての書類が必ず発行されるとは限りませんが、監査や内部確認に備える場合は、どの書類を取得できるかを依頼前に確認しておくことが大切です。

初期診断報告書

初期診断報告書は、正式依頼前に、対象媒体の状態や障害内容、復旧見込みを確認するための書類です。

記載されているとよい項目は以下です。

初期診断報告書があれば、正式依頼に進む前の判断材料や、稟議・社内説明の資料として活用しやすくなります。

見積書

見積書は、復旧作業にかかる費用や条件を確認するための書類です。

監査や経理確認の観点では、見積金額だけでなく、費用が発生する条件や復旧不可時の扱いも確認しておきましょう。

確認したい項目は以下です。

見積書は、稟議内容や請求書との整合性を確認する際にも必要になります。

復旧可能ファイルリスト

復旧可能ファイルリストは、どのファイルやフォルダが復旧できる見込みなのかを確認するための資料です。

正式依頼前に必要なデータが含まれているかを確認できる場合があります。

確認したい項目は以下です。

ただし、復旧可能ファイルリストを作成する過程で、ファイル名やフォルダ構成が確認される場合があります。機密情報を含む媒体では、リスト作成時の情報管理体制も確認しておきましょう。

作業完了報告書

作業完了報告書は、復旧作業が完了したことを確認するための書類です。

単に「作業完了」と記載されているだけでなく、対象媒体や作業内容、作業期間、納品方法などが分かる内容かを確認しましょう。

確認したい項目は以下です。

作業完了報告書は、復旧作業が外部委託先でどのように進められたかを確認するための重要な書類です。

復旧結果報告書

復旧結果報告書は、復旧できたデータ、復旧できなかったデータ、納品内容を確認するための書類です。

作業完了報告書が「作業の実施内容」を中心に記載するのに対し、復旧結果報告書は「復旧できたデータの内容」を確認するために使われることがあります。

確認したい項目は以下です。

復旧結果報告書は、依頼部署や実際にデータを利用する部門と照合し、必要なデータが含まれているかを確認しましょう。

データ削除証明書

データ削除証明書は、業者側に残る作業用コピーや一時保存データが削除されたことを確認するための書類です。

個人情報や機密情報を含む媒体では、復旧データの納品後に、業者側の作業用データがどのように扱われるかを確認しておくことが重要です。

確認したい項目は以下です。

削除証明書の名称や記載内容は業者によって異なります。発行可否だけでなく、どこまでのデータ削除を証明できるのかを確認しましょう。

媒体返却・廃棄に関する書類

媒体返却・廃棄に関する書類は、障害が発生した元媒体や納品媒体の所在を確認するための書類です。

元媒体を返却するのか、廃棄するのか、復旧データをどの媒体で納品するのかを記録として残しておきましょう。

確認したい項目は以下です。

媒体の所在が曖昧なままになると、後から確認が必要になった際に説明しにくくなります。元媒体と納品媒体は分けて管理しましょう。

作業報告書で確認すべきポイント

作業報告書は、外部業者に依頼したデータ復旧作業の内容を確認するための基本書類です。

監査や内部統制の観点では、対象媒体、作業内容、作業期間、復旧結果、作業後のデータ・媒体の扱いが確認できるかが重要です。

対象媒体が明確に記載されているか

作業報告書では、どの媒体に対する作業なのかが明確である必要があります。

対象媒体が曖昧だと、社内管理台帳や稟議書、見積書、請求書との照合が難しくなります。

確認したい項目は以下です。

可能であれば、社内の資産管理番号や依頼番号と紐づけて保管しておきましょう。

作業内容が具体的に記載されているか

作業報告書に「復旧作業を実施」とだけ記載されている場合、どのような作業が行われたのか分かりにくいことがあります。

監査や内部確認に備える場合は、診断、解析、復旧、納品、削除などの作業範囲が確認できる内容が望ましいです。

確認したい項目は以下です。

作業内容が具体的に記載されていれば、依頼内容と実施内容の整合性を確認しやすくなります。

作業期間・作業完了日が記載されているか

作業報告書では、作業がいつ開始され、いつ完了したのかを確認できることも重要です。

監査や内部報告では、障害発生から依頼、復旧作業、納品、削除までの時系列を確認する場合があります。

確認したい項目は以下です。

作業完了日と納品日、削除実施日の整合性も確認しておきましょう。

復旧結果が確認できるか

作業報告書では、復旧作業の結果を確認できることが重要です。

復旧結果報告書や復旧可能ファイルリストが別途発行される場合は、それらの書類とあわせて確認しましょう。

確認したい項目は以下です。

「復旧成功」と記載されている場合でも、必要なデータが実際に含まれているかは、依頼部署や利用部門と照合して確認することが大切です。

作業後の媒体・データの扱いが記載されているか

作業後に、元媒体、納品媒体、業者側の作業用データがどのように扱われたかを確認します。

確認したい項目は以下です。

個人情報や機密情報を含む媒体では、復旧後のデータ削除と媒体返却の記録を残しておくことが重要です。

削除証明書で確認すべきポイント

削除証明書は、データ復旧業者側に残る作業用コピーや一時保存データが削除されたことを確認するための書類です。

ただし、「削除証明書あり」と記載されていても、実際に何を削除したのか、どの方法で削除したのか、どの範囲まで証明されるのかは業者によって異なります。

削除対象が明確になっているか

削除証明書では、何を削除したのかが明確に記載されていることが重要です。

削除対象が曖昧だと、監査証跡として使いにくくなる場合があります。

確認したい削除対象は以下です。

削除証明書に「データを削除しました」とだけ記載されている場合は、作業用コピーや一時保存データまで含まれるのか確認しておきましょう。

削除方法が記載されているか

削除証明書では、どのような方法で削除したのかも確認したい項目です。

削除方法の例は以下です。

削除方法の詳細まで記載されない場合でも、どの社内規程や業者ルールに基づいて削除されたのかを確認できると、内部説明に使いやすくなります。

削除実施日・実施者が記載されているか

削除証明書では、いつ、誰が、どの対象を削除したのかを確認します。

確認したい項目は以下です。

作業完了日や納品日と、削除実施日の整合性も確認しておきましょう。

削除証明書の発行範囲を確認する

業者によって、削除証明書に記載できる範囲は異なります。

たとえば、納品後の作業用データのみが対象なのか、一時保存データや解析データまで含むのか、対象範囲を確認しておくことが重要です。

確認したい項目は以下です。

削除証明書は、発行可否だけでなく、対象範囲を確認しておくことが大切です。

媒体返却で確認すべきポイント

データ復旧では、障害が発生した元媒体と、復旧データが入った納品媒体を分けて管理する必要があります。

媒体の所在が曖昧になると、後から返却状況や保管状況を確認しにくくなるため、返却・受領・廃棄の記録を残しておきましょう。

元媒体が返却されたか

障害が発生した元媒体が返却されたのか、廃棄されたのかを確認します。

確認したい項目は以下です。

元媒体を廃棄する場合は、廃棄方法や廃棄証明書の有無も確認しましょう。

納品媒体の管理方法

復旧データが外付けHDDやUSBメモリーなどで納品された場合、その納品媒体も管理対象になります。

納品媒体には、復旧された業務データや機密情報が保存されているため、社内での保管方法や利用後の処理を決めておく必要があります。

確認したい項目は以下です。

復旧データを社内システムへ移行した後も、納品媒体にデータが残ったままにならないよう注意しましょう。

媒体廃棄時の証明書を確認する

元媒体や納品媒体を廃棄する場合は、廃棄証明書や消去証明書の発行可否を確認しましょう。

特に、個人情報や機密情報を含む媒体では、廃棄方法や証明書の記載内容が重要になります。

確認したい項目は以下です。

媒体を廃棄する場合は、社内の資産管理台帳とも照合できるようにしておきましょう。

配送・受領記録を残す

郵送や宅配で媒体をやり取りする場合は、配送中の紛失や受領漏れを防ぐため、配送・受領記録を残しておきましょう。

確認したい項目は以下です。

媒体の移送履歴を残しておくことで、後から所在確認が必要になった場合にも対応しやすくなります。

監査で確認したいチェックリスト

データ復旧を外部業者へ依頼した場合は、以下の項目を確認し、必要な書類を保管しておきましょう。

確認項目 確認内容
対象媒体 媒体種別、型番、シリアル、管理番号が記載されているか
依頼内容 何の復旧を依頼したか明確か
作業内容 診断・復旧・納品・削除の作業範囲が分かるか
復旧結果 復旧できたデータ、できなかったデータが確認できるか
作業期間 作業開始日・完了日が分かるか
納品方法 納品媒体、暗号化、受領方法が分かるか
削除証明 業者側の作業用データ削除を確認できるか
媒体返却 元媒体の返却・廃棄状況が分かるか
情報管理 NDA、ISO27001、Pマークなど委託先管理の記録があるか
再委託 復旧業者からさらに外部委託があったか確認しているか
費用 見積書・請求書・稟議内容と整合しているか
保管 書類と納品媒体の保管場所・保管期限を決めているか

書類確認で注意したいポイント

データ復旧後の書類確認では、書類があるかどうかだけでなく、記載内容が監査や社内説明に使えるものかを確認することが重要です。

「証明書あり」だけで判断しない

業者の公式サイトや見積時に「証明書発行可」と記載されていても、証明書に何が記載されるかは業者によって異なります。

証明書の発行可否だけでなく、以下の点を確認しましょう。

記載内容が曖昧な証明書では、監査や社内説明に使いにくい場合があります。

作業報告書と削除証明書の内容を照合する

作業報告書に記載された作業内容や納品方法と、削除証明書の削除対象が整合しているかを確認しましょう。

たとえば、作業報告書に作業用コピーを作成したことが記載されている場合、その作業用コピーが削除証明書の対象に含まれているかを確認します。

照合したい項目は以下です。

複数の書類を照合することで、作業から削除までの流れを確認しやすくなります。

媒体返却と納品媒体を分けて管理する

障害が発生した元媒体と、復旧データが入った納品媒体は別物です。

たとえば、故障した外付けHDDを預け、復旧データが別の外付けHDDで納品された場合、元媒体と納品媒体の両方を管理する必要があります。

管理時に確認したい項目は以下です。

元媒体と納品媒体を混同しないよう、台帳や管理表で分けて記録しておくとよいでしょう。

再委託の有無を確認する

データ復旧業者が一部作業を別会社や協力会社へ委託している場合、情報管理や責任範囲の確認が必要になります。

確認したい項目は以下です。

顧客情報や機密情報を含む媒体では、再委託の有無を事前に確認し、必要に応じて社内承認や顧客承認を得ておきましょう。

社内保管期限を決める

作業報告書や削除証明書、復旧結果報告書、納品媒体などは、社内ルールに沿って保管期限を決めておくことが大切です。

確認したい項目は以下です。

後から監査や問い合わせが発生した場合に備え、必要書類を一式で確認できる状態にしておきましょう。

監査・内部統制向けに整理したい記録

データ復旧の外部委託では、依頼前、作業中、作業後の記録を分けて整理しておくと、監査や内部統制の確認に対応しやすくなります。

依頼前の記録

依頼前には、障害発生状況や委託先選定理由、承認履歴を残しておきます。

作業中の記録

作業中には、初期診断結果や進捗連絡、作業範囲の変更履歴を残しておきます。

作業後の記録

作業後には、復旧結果、納品、削除、媒体返却、請求に関する記録を残します。

依頼前から作業後までの記録をまとめて保管しておくことで、後から確認が必要になった場合にも対応しやすくなります。

データ復旧を外部業者へ依頼する場合、復旧技術だけでなく、作業報告書、復旧結果報告書、削除証明書、媒体返却記録の発行可否も重要です。
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監査・社内説明に必要な書類まで確認したい場合は、ぜひ参考になさってください。

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作業報告書・削除証明書でよくある質問

データ復旧の作業報告書には何が記載されているべきですか？

対象媒体、障害内容、実施作業、作業期間、復旧結果、納品方法、作業後の媒体・データの扱いが確認できる内容が望ましいです。

監査や内部説明に使う場合は、対象媒体の型番や管理番号、作業完了日、復旧結果、納品媒体、業者側データ削除の扱いまで確認できるかを見ておきましょう。

削除証明書は必ず発行してもらうべきですか？

個人情報や機密情報を含む媒体では、業者側の作業用データが削除されたことを確認するため、発行可否を確認しておくと安心です。

削除証明書を取得する場合は、削除対象、削除方法、削除実施日、対象媒体が記載されるかも確認しましょう。

元媒体と納品媒体はどちらも管理が必要ですか？

必要です。

元媒体は障害が発生した媒体、納品媒体は復旧データが入った媒体です。別々に管理番号や所在を記録し、返却・保管・廃棄の状況を確認できるようにしておきましょう。

作業報告書と復旧結果報告書は違いますか？

業者によって名称や内容は異なります。

一般的には、作業報告書は実施作業や作業期間、作業内容を中心に記載され、復旧結果報告書は復旧できたデータや納品内容を中心に記載されることがあります。

監査や社内説明で使う場合は、名称ではなく、必要な確認項目が記載されているかを確認しましょう。

監査向けにどの書類を保管すべきですか？

見積書、稟議・承認履歴、初期診断報告書、作業報告書、復旧結果報告書、削除証明書、媒体返却記録、請求書などを保管しておくと確認しやすくなります。

顧客情報や機密情報を含む媒体では、NDAや委託先の情報セキュリティ体制を確認した記録も残しておくとよいでしょう。

削除証明書が発行されない場合はどうすればよいですか？

業者によっては、削除証明書の発行に対応していない場合があります。

その場合は、作業完了報告書に業者側データの削除に関する記載を入れられるか、メールなどで削除完了の記録を残せるかを確認しましょう。

個人情報や機密情報を含む媒体では、依頼前の段階で証明書発行可否を確認しておくことが重要です。

まとめ｜データ復旧後は「作業・削除・返却」の証跡を残す

データ復旧を外部業者へ依頼した場合、復旧できたかどうかだけでなく、どの媒体に対して、どのような作業が行われ、復旧データや作業用コピーがどのように扱われたのかを確認することが重要です。

監査・内部統制・情報セキュリティの観点では、作業報告書、復旧結果報告書、削除証明書、媒体返却記録を確認し、委託先管理の証跡として残しておきましょう。

確認しておきたい主な項目は以下です。

特に、個人情報や機密情報を含む媒体では、業者側のデータ削除、元媒体の返却・廃棄、納品媒体の管理まで確認する必要があります。

データ復旧後の確認では、単に「復旧できた」ではなく、「作業内容を説明できるか」「業者側にデータが残っていないか」「媒体の所在を確認できるか」を基準に整理することが大切です。

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